Fazer controle de estoque de forma eficiente, e principalmente, de forma que todos os números se encaixem é um desafio e tanto! Com tanta entrada e saída de mercadorias por dia, é difícil ter um controle exato de materiais, responsáveis, entregas, etc. Pensando nisso, desenvolvemos um artigo exclusivo contendo 5 passos para te ajudar a fazer o controle de estoque de forma eficiente, afinal, é uma atividade importante que exige cuidado e muita atenção!
Antes de começar, vamos relembrar exatamente o que é controle de estoque!
Controle de estoque é, basicamente, a junção de registros e fiscalizações de entradas e saídas de todos os materiais e mercadorias produzidas e vendidas por uma empresa. Nesse processo existem muitos fatores envolvidos que colaboram no controle e na gestão. Normalmente, o registro é feito através de classificações conforme critérios específicos definidos por cada empresa, por exemplo:
• Características físicas
• Tipo do produto
• Preço
• Marca
• Tamanho
• Variações
• Dimensões
Esses fatores mudam de acordo com o segmento da empresa e de acordo com os produtos e materiais comercializados.
Manter esse controle atualizado e correto é uma tarefa e tanto, mas os benefícios são incalculáveis! Vamos aos passos:
1. Crie classificações que te ajudem na organização
Como dissemos acima, esses padrões são definidos de acordo com os materiais e produtos que a sua empresa comercializa, mas é importante que essas classificações façam sentido e que sejam respeitadas por todos que estiverem envolvidos no processo de controle de estoque, por exemplo, vamos imaginar que uma empresa do segmento têxtil esteja engajada em fazer o controle de estoque de forma eficiente. Ao criar suas classificações, provavelmente, seria algo parecido com isso:
• Feminino – Masculino – Infantil
• Cores
• Tamanhos
• Tipo de tecido
• Moda estação (primavera, outono, inverno ou verão)
• Preço
Pensando nessas classificações básicas, o estoque estaria subdividido de acordo com classificações especificas, facilitando a visualização de todas as peças, a separação de peças que serão entregues, e principalmente, facilitando a contagem de peças para o controle de estoque.
Essas classificações são passíveis de testes, ou seja, a princípio você pode definir uma classificação que acredita ser funcional, e na prática, perceber que ela não funcionou tão bem assim, nesse processo de testes você vai perceber qual classificação funciona melhor de acordo com a rotina da sua empresa. É importante estar sempre atento às mudanças do processo e testá-lo até que esteja de acordo com os padrões definidos por você.
2. Tenha responsabilidades claras
É importante que seus colaboradores saibam de suas responsabilidades, ou seja, é essencial que todos os envolvidos no processo de fazer o controle de estoque saibam qual é o seu papel dentro do processo e como ele deve ser executado.
Ainda pensando no exemplo que demos acima, as responsabilidades seriam mais ou menos assim:
• Responsável pela entrega dos materiais no estoque
• Responsável por separar os materiais de acordo com a classificação
• Responsável por fazer a contagem de segurança para comparar os números
• Responsável pela saída de materiais
• Responsável pelos relatórios de entrada e saída
• Responsável pelo inventário de materiais
Como você pode perceber, esse critério de responsabilidades é adaptado de acordo com as necessidades particulares da sua empresa. Nesse exemplo que nós ilustramos acima, percebemos que as responsabilidades estão divididas de acordo com as etapas do processo, ao colocar isso em prática na sua empresa, lembre-se de:
• Conversar com cada envolvido no processo e explicar detalhadamente a sua responsabilidade
• Explicar as consequências de uma falha no processo de fazer controle de estoque
• Detalhar todo o processo para que todos os envolvidos saibam o papel de cada um da equipe
• Ilustrar o processo de forma visual
3. Defina datas exatas para reposição e compra
A chegada de novos materiais sempre complica o processo de fazer controle de estoque, isso porque, são muitas mercadorias que chegam em dias alternativos, e muitas vezes, precisa de uma mobilização de toda a equipe para organizar os novos materiais que chegaram, por esse exato motivo, é importante que a sua empresa tenha uma data exata de compra e reposição de estoque, assim, os colaboradores envolvidos em fazer o controle de estoque conseguem criar uma programação que se encaixa na data escolhida pela empresa.
Escolhendo uma data certa para repor e comprar materiais, você e sua equipe podem criar um processo que não atrapalhe as demais atividades da empresa, além de terem tempo para liberar espaço e fazer a contagem de antes e depois da chegada de materiais e peças.
Lembrando que o processo de compra envolve um fornecedor, e também é importante que seu fornecedor esteja tão comprometido com a sua empresa quanto você está em fazer controle de estoque de forma eficiente. Por isso, selecione fornecedores de confiança e tenha pedidos programados, escolha parceiros comerciais que respeitem sua empresa e respeitem prazos, isso pode evitar muitos problemas futuros, porque considerando que um fornecedor atrase uma entrega que você precisa com urgência, sua empresa precisará recorrer a outro fornecedor de última hora, e com o prazo apertado, é bem provável que esse outro fornecedor deixe os preços bem salgados!
Então, escolha e selecione com atenção os fornecedores com quem sua empresa fará parceira, afinal, o objetivo é que toda parceria seja constituída a longo prazo e que tenha um futuro promissor, não é mesmo?
4. Faça um controle constante da operação
Com o processo seguindo bem, é natural que alguns gestores acabem afrouxando a supervisão da operação, mas tratando-se de fazer controle de estoque, a supervisão deve ser recorrente e constante, por isso, separe um tempo e determine um período especifico para dedicar ao controle do estoque.
Revisite os números anteriores, leia todo o material produzido por sua equipe, confira o estoque com seus próprios olhos e faça comparações e projeções em cima dos dados que recebeu. Aproveite esse momento para validar a parceria com seus fornecedores. Esteja próxima da sua equipe para descobrir quais são os gargalos do processo que você definiu, afinal, o processo precisa estar em constante mudança e atualização, mantendo-se sempre compatível com o atual momento da sua empresa.
Fazer o controle de estoque de forma eficiente pode ocupar algum tempo de sua parte, mas em contrapartida, sua empresa ganha em produção, rendimento e se o seu processo estiver realmente funcional, você ainda consegue evitar desperdício, economiza recursos e reduz a probabilidade de perda, tanto de estoque, como de clientes.
5. Torne o processo visual
Tornar o processo visual pode te ajudar a descobrir onde estão os gargalos e onde você pode melhorar o fluxo. Fazer controle de estoque é uma tarefa que, provavelmente, vai ocupar algum tempo seu, por isso, torne as informações visuais e facilite a sua própria percepção acerca do que está acontecendo. Existem duas ótimas opções para tornar o processo visual, sendo:
• Gráficos
• Fluxogramas
Ao olhar um gráfico ou um fluxograma você consegue ter uma visão mais ampla de toda as etapas e envolvidos, essa visão diferenciada pode te ajudar principalmente no período de testes, além de trazer os números de forma mais agradável.
Quanto mais clareza você tiver sobre as etapas e as responsabilidades, mais simples será de resolver os possíveis problemas que aparecerão!
