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Muito mais do que organização, a guarda de documentos possui uma grande importância para o dia a dia de uma empresa.

Como anda a sua empresa? Você tem controle de todos os documentos? Sabe o prazo de validade de cada um?

Entender todo este processo de manutenção e armazenagem dos documentos originais da empresa é primordial.

Continue a leitura e entenda todo o processo e a influência que ele tem sobre a sua empresa em determinadas situações.

Porque dar tanta atenção a isso?

Ao contrário do que muitos pensam, a guarda de documentos é um cuidado imprescindível para qualquer empresa.

Afinal, esta é a maneira existente para comprovar o cumprimento de uma obrigação trabalhista, fiscal e/ou previdenciária.

No caso de qualquer ausência de documentos mediante uma eventual fiscalização, possivelmente ocorre-se lavratura de auto de infração com consequente imposição de multa.

É válido ressaltar que a falta de documentos não se dá apenas na ausência do mesmo, mas também nos casos de ilegibilidade.

Por isso, é tão importante armazenar os arquivos de forma a ficarem conservados, mediante os seus prazos de validade.

Qual a validade de um documento?

Você conhece a Tabela de Temporalidade Documental (TTD)?

Existem parâmetros definidos na legislação brasileira para definir a temporalidade de um documento e a TTD apontará cada prazo.

A tabela define prazos e ações que devem ser tomadas de acordo com o tipo de documento em questão, nos dando norte sobre o que executar.

Desta forma, você não acumula documentos que já poderiam ser descartados e nem corre o risco de perder um documento que ainda necessita ser guardado.

Os prazos obrigatórios de guarda de documentos são baseados na tabela de temporalidade, vigente em lei, portanto é necessário sempre seguir a TTD.

Como realizar a guarda de documentos?

Além da guarda do documento físico, existe hoje a digitalização, mas atenção, ela não elimina a obrigação da guarda e preservação do documento original.

É necessário poder contar com um local apropriado, uma estrutura segura e preparada para receber seus arquivos, que garantirá controle e preservação a qualquer acidente.

Já a guarda digital traz alguns benefícios, você obtém todos os documentos digitalizados agrupados em nuvem para que toda a equipe tenha acesso remoto e encontre o que precisa em questão de segundos.

Agora que você já conhece a importância da organização e otimização para o desenvolvimento da sua empresa, saiba como facilitar o seu dia a dia, poupar tempo e agilizar seus processos, acessando: www.dbon.com.br.

Através de métodos especializados garantimos a melhor gestão para os seus documentos, seja física ou digital. E o melhor, sempre passará por uma atualização, ou seja, aqueles documentos expirados que não precisam mais serem guardados, serão eliminados.

Com a gestão de documentos DB-on sua empresa sai lucrando e você fica tranquilo, longe de preocupações.