[Guia] Quais são os procedimentos para se contratar um empregado?

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Após o processo de seleção para o preenchimento de uma vaga, é hora de realmente efetuar a admissão do novo colaborador.

São documentos que precisam ser anotados, contratos que devem ser assinados, requisição de exames de admissão e tantos outros procedimentos que garantem que o funcionário mantenha uma jornada amparado por lei.

Dificuldades para começar

Porém, para muitos empreendedores, o processo de registro gera dúvidas,  já que inclui uma série de direitos e deveres, tanto da parte do empregador como do futuro empregado.

Pensando nisso, elaboramos para você um passo a passo de como registrar um funcionário na sua empresa, orientando sobre quais documentos são exigidos no ato da admissão.

Vamos lá?

Passo a passo para contratar um empregado

1º – Decida que tipo de contrato irá fazer

A primeira providência que o empregador deve tomar é redigir um contrato de trabalho. Existem duas opções durante o processo de admissão:

a) Contrato de experiência

Tempo que o empregado ficará em experiência por um período determinado de 45 dias, podendo ser prorrogado por mais 45 dias, somando-se 90 dias.

Durante os três meses de experiência, o colaborador tem direito a salário. Caso após este período o empregador decida que não ficará com seus serviços, o empregado irá receber da empresa um quarto do 13º salário e as férias proporcionais.

Via de regra, não será obrigado a pagar ao colaborador aviso prévio ou multa de 40% por motivo de rescisão, como geralmente ocorre nos contratos de trabalho definitivos.

b) Contrato de trabalho

Caso o empregador tenha gostado dos serviços do colaborador durante o contrato de experiência e não queira dispensá-lo, automaticamente ele se torna um contrato de trabalho.

É preciso ficar atento após o encerramento do contrato de experiência. Via de regra, o empregador tem 48 horas, ou dois dias úteis, improrrogáveis, para fazer as anotações na carteira de trabalho do novo funcionário.

Caso isso não aconteça, a empresa corre sérios riscos de ser autuada pela fiscalização, sendo penalizada com multas bem ‘salgadas’.

2º – Requisite os documentos do empregado

Como é de responsabilidade do empregador a elaboração do contrato de trabalho, é fundamental que ele exija alguns documentos, como:

Carteira de Trabalho da Previdência Social – CTPS

Carteira de Trabalho
Carteira de Trabalho

O empregador não poderá ficar de posse dela por mais de 48 horas. Deverão ser anotadas na CTPS a data de admissão, a remuneração e condições especiais, caso houver.

Toda e qualquer alteração deverá ser solicitado ao empregado sua carteira para registrar todos e quaisquer eventos decorridos (férias, acidente de trabalho, alteração de cargos e salários, etc.)

Certificado de alistamento militar

Alistamento Militar
Alistamento Militar

Para colaboradores do sexo masculino, maiores de 18 anos

Exame admissional

Uma exigência legal e obrigatória para todos os empregadores, devendo ser concedido pela empresa. É através deste exame que será analisado se o trabalhador está apto ao serviço no momento em que for admitido

Certidão de Nascimento/Casamento e declaração de dependentes

Certidão de Nascimento
Certidão de Nascimento

É preciso que o empregador saiba quantos dependentes o empregado tem, já que será preciso declarar estas informações no seu Imposto de Renda ou para efeitos de outros benefícios, como assistência médica e odontológica

Requisição de vale-transporte

O empregador deverá oferecer o benefício de vale-transporte e descontar uma pequena parcela do salário do trabalhador. Quanto ao valor, poderá ser pago em dinheiro ou com os próprios passes da empresa que presta serviços de transporte

Outros documentos necessários:

  • Cópia do Título de eleitor: exigido a partir dos 18 anos
  • Cópia da Carteira de Identidade (RG)
  • Cópia do Cadastro de Pessoa Física (CPF)
  • Cópia do Comprovante de Escolaridade (informar o grau de instrução ou certificado de conclusão)
  • Inscrição no PIS/PASEP
  • Comprovante de residência com CEP
  • Foto 3×4 colorida

Adicionais em caso de salário-família:

  • Carteira de vacinação para filhos menores de 7 anos
  • Comprovante de frequência escolar para filhos maiores de 7 anos

3º – Procedimentos Internos para fazer a admissão do funcionário

1. Registrar o vínculo empregatício na Carteira de Trabalho anotando as seguintes informações: Dados do empregador, Cargo, Admissão, a Remuneração e as Condições Especiais (se houver)

2. Preencher a Ficha ou Livro Registro de Empregado com os dados é uma exigência legal imposta ao empregador (Artigos 41 a 48 da CLT)

3. Devolver ao empregado a sua Carteira de Trabalho (CTPS) em 48 horas via protocolo de entrega

4. Elaborar um Contrato Individual de Trabalho que estabeleça um contrato de trabalho por escrito contendo expressamente: a data de início do contrato, a jornada de trabalho, horário de trabalho com intervalo para almoço ou jantar, o valor do salário, entre outras condições essenciais do contrato de emprego

5. Também é necessário realizar a assinatura da CTPS para assinar o contrato de trabalho. Ressalta-se ainda a possibilidade da empresa adotar o contrato de experiência, para saber qual será a aderência do empregado às suas funções.

Mas atenção: o prazo máximo é de 90 dias, sendo vedado dividir o contrato em mais de uma prorrogação. Exemplos possíveis: 30 + 60 = 90 dias, 60 + 30 = 90 dias, 45 + 45 = 90 dias

6. Elaborar de Acordo de Prorrogação e Compensação de horas

7. Preencher a ficha de Salário-Família: documento utilizado para preenchimento do pagamento de salário-família, o qual acompanha a certidão de nascimento e carteira de vacinação, deve ser preenchida sempre que o empregado tiver dependente menor de 14 (quatorze) anos de idade ou nos casos específicos determinados pela previdência social.

Para os filhos até 6 anos de idade, o empregado deverá apresentar o atestado de vacinação ou documento equivalente e para os filhos a partir de 7 anos de idade no mês de novembro e um comprovante de frequência escolar nos meses de maio e novembro.

No caso de menor inválido que não frequenta a escola por motivo de invalidez, deve ser apresentado atestado médico que confirme este fato

8. Preencher o Termo Responsabilidade de Salário-Família: faz parte da ficha de Salário-Família, servindo como declaração de responsabilidade pelas informações fornecidas pelo empregado

9. Preencher a Declaração de dependentes para fins de IR na fonte: utilizado sempre que o empregado possuir dependentes para imposto de renda, devendo ser também assinada pelo cônjuge

10. Preencher o Termo de Opção do Vale Transporte: é previsão legal que o empregador conceda meios de transporte para que o empregado possa se descolar da residência ao local de trabalho e vice-versa.

Dessa forma, o Vale Transporte será concedido mediante uma declaração do empregado mencionando qual o tipo e quantidade de condução que usa diariamente.

Pode o empregado também declarar que não precisa do Vale Transporte por usar outros meios para o deslocamento

11. Por fim, solicitar o cadastramento, logo após a admissão, em qualquer agência da Caixa Econômica Federal.

Para isso, basta ter em mãos o formulário de cadastramento (DCN) do novo funcionário ainda não cadastrado no PIS, que deverá ser preenchido em duas vias e entregue à Caixa

Obrigações do empregador

O recolhimento do INSS (uma parte da previdência deverá ser paga pelo funcionário e a outra pela empresa), o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – FGTS (integralmente pago pelo empregador), além da Contribuição Sindical (paga pelo empregado), devem ser recolhidos pelo empregador.

Alguns documentos que não podem ser exigidos no ato de admissão do novo colaborador:

  • Certidão negativa do SERASA, SPC, cartórios de protestos ou outros assemelhados
  • Exame de HIV (Aids)
  • Testes, exames, laudos ou qualquer outro tipo de procedimento que evidencie esterilização ou gravidez
  • Certidão negativa de processo trabalhista ajuizado
  • Informações sobre antecedentes criminais, salvo se a atividade laboral não guardar relação com algum crime

Como informar o recolhimento de INSS e FGTS?

INSS
INSS

No modelo atual de Folha de Pagamento, o empregador necessita de um software de departamento pessoal para cadastrar funcionários, gerar a folha de pagamentos e entregar as obrigações mensais e acessórias ao governo.

Sem esse software de departamento pessoal, o empregador terá que criar um controle pessoal dos dados do funcionários para enviar direto no aplicativo SEFIP da Caixa. Por isso, quase todas as empresas utilizam um programa para gerar a folha de pagamento.

Um pouco de Leis sobre admissão de empregados

Leis Trabalhistas
Leis Trabalhistas

Você pode pular essa parte se achar necessário. Mas se quiser conhecer a fundo nossa legislação sobre contratação, recomendo a leitura.

Destacamos que a obrigatoriedade de registro do empregado está previsto no artigo 41 da CLT:

Art. 41 – Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho.

Parágrafo único – Além da qualificação civil ou profissional de cada trabalhador, deverão ser anotados todos os dados relativos à sua admissão no emprego, duração e efetividade do trabalho, a férias, acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador.

A Portaria do MTE n° 41/2007 disciplina as informações que devem constar no registro e a anotação da CTPS dos empregados:

Art. 2º  O registro de empregados de que trata o art. 41 da CLT conterá as seguintes informações:

I – Nome do empregado, data de nascimento, filiação, nacionalidade e naturalidade;

II – número e série da Carteira de Trabalho e Previdência Social CTPS;

III – número de identificação do cadastro no Programa de Integração Social PIS ou no Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público PASEP;

IV – data de admissão;

V – cargo e função;

VI – remuneração;

VII – jornada de trabalho;

VIII – férias; e

IX – acidente do trabalho e doenças profissionais, quando houver.

Parágrafo único. O registro de empregado deverá estar atualizado e obedecer à numeração sequencial por estabelecimento.

Art. 5º – O empregador anotará na CTPS do empregado, no prazo de 48 horas contadas da admissão, os seguintes dados:

I – data de admissão;

II – remuneração; e

III – condições especiais do contrato de trabalho, caso existentes.

Com base nas informações exigidas pela legislação vigente para efetivar a admissão do empregado, os documentos necessários são:

§  Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS: deverá ser solicitada ao empregado para realização das anotações devidas e devolvida no prazo de 48 horas mediante a emissão de um protocolo na entrega bem como, na devolução;

§  Certificado de reservista ou prova de alistamento no serviço militar para candidatos brasileiros do sexo masculino com idade entre 18 (dezoito) e 45 (quarenta e cinco) anos: prova de quitação com o serviço militar;

§  Certidão de Casamento e de Nascimento;

§  Declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda na fonte;

§  Atestado Médico Admissional: é obrigatório, devendo ser pago pelo empregador, que ficará responsável pela guarda do comprovante do custeio de todos os exames ou consultas realizadas com o empregado. Deverá ser efetuado antes do inicio das atividades;

§  Declaração de opção ou não pelo vale transporte;

§  Cadastro de Pessoa Física (CPF);

§  Cédula de Identidade (RG);

§  Título de eleitor;

§  Atestado de escolaridade

§  Se tiver filhos de até 14 (quatorze) anos de idade ou com invalidez, deverá apresentar, para recebimento do salário família:

i. Certidão de Nascimento dos filhos menores até 14 (quatorze) anos e maiores de 14 (quatorze) se incapazes;

ii. Cartão da Criança para filhos menores de 6 (seis) anos;

iii. Declaração de frequência escolar para filhos a partir dos 7 (sete) anos;

iv. Comprovação da invalidez do filho ou equiparado maior de 14 (quatorze) anos de idade deve ser verificada em exame médicopericial a cargo da previdência social ;

Documentos proibidos para solicitar na hora de contratar

Ainda de acordo com o artigo 1º da Portaria MTE nº 41/2007, é proibido ao empregador, na contratação ou na manutenção do emprego do trabalhador, fazer a exigência de quaisquer documentos discriminatórios para a contratação, especialmente certidão negativa de reclamatória trabalhista, atestado de antecedentes criminais, exame de HIV, atestado ou declaração relativos à esterilização ou a estado de gravidez que poderão ser consideradas como danos morais ao trabalhador.

Perguntas e Respostas sobre contrato de admissão

Preparamos um conjunto de perguntas e respostas para as dúvidas mais comuns. Se achou que faltou algo nos avise.

Perguntas e Respostas sobre contratação
Perguntas e Respostas sobre contratação

O que deve ter no contrato?

As condições gerais são o local de prestação dos serviços, o horário de trabalho e a forma de contratação, que pode ser por tempo indeterminado ou por tempo determinado.
Também devem ser mencionados no contrato viagens, materiais da empresa, fórmulas para cálculo de comissões e política de uso de meios tecnológicos e de uniforme, entre outros itens.

Como são as cotas para pessoas com deficiência?

Empresa que tenha 100 ou mais funcionários deve contratar também pessoas com deficiência, segundo determina a lei nº 8.213/91.
O percentual de vagas a serem ocupadas por pessoas com deficiência é proporcional à quantidade de funcionários total da empresa:
  • De 100 a 200 funcionários: 2% das vagas;
  • Até 500 funcionários: 3% das vagas;
  • Até 1.000 funcionários: 4% das vagas;
  • Acima de 1.000 funcionários: 5% das vagas

É obrigatório fazer exame admissional?

Sim, para avaliar condições físicas e mentais do profissional para exercer determinada atividade, antes de ele começar a trabalhar.
A empresa deve refazer esse exame periodicamente. A periodicidade varia de seis meses a dois anos, de acordo com a atividade ocupacional.

A empresa pode me obrigar a abrir conta em outro banco para receber?

Não. Mas pode abrir uma conta-salário (sem custo para o trabalhador) para fazer o depósito mensal. Daí o funcionário pode sacar, sem custo, o valor ou transferi-lo para o banco no qual é correntista.

O que é período de experiência?

Período de 90 dias, no qual a empresa deve confirmar se o profissional tem condições de ser contratado. Ele só pode ser prorrogado uma vez. Se for prorrogado mais de uma vez, passa a valer por prazo indeterminado.

Dúvidas sobre Contratação de Candidatos com Deficiência

Outro conjunto de dúvidas muito importante é a contratação de candidatos com deficiência. Por isso preparamos esse outro compilado de perguntas e respostas sobre contratos de admissão de pessoas com deficiência.

Candidatos com Deficiência
Candidatos com Deficiência

1 – O que a empresa deve observar na seleção de empregado com deficiência?

A equipe que efetua a seleção deve estar preparada para viabilizar a contratação desse segmento. Principalmente, precisa ter claro que as exigências a serem feitas devem estar adequadas às peculiaridades que caracterizam as pessoas com deficiência.

Se isso não ocorrer vai ser exigido um perfil de candidato sem qualquer tipo de restrição, o que acaba por inviabilizar a contratação dessas pessoas.

2 – Pode ser exigida experiência do candidato com deficiência?

Antes de ser instituída a obrigatoriedade de contratação de pessoas com deficiência, raras eram as empresas que as empregavam. Portanto, a elas não foram dadas oportunidades para terem em seu currículo experiência profissional.

Assim, de uma forma geral, delas não se deve exigir experiência. Quando a experiência for efetivamente necessária ao desempenho da função, a própria empresa deve oportunizar que a pessoa adquira internamente as habilidades, a postura de trabalho e os conhecimentos exigidos para o exercício de certos cargos.

3- Como a empresa deve encarar a escolaridade?

Às pessoas com deficiência também não foram dadas iguais oportunidades de acesso à escolarização.

Entretanto, muitas vezes, apesar de não terem a certificação, tiveram acesso ao conhecimento por meio do apoio da família ou da comunidade local. De outro lado, muitas vezes é exigido, de forma generalizada, um patamar de escolaridade que não é compatível com as exigências de fato necessárias para o exercício das funções.

Assim sendo, ao candidato deve ser dada a oportunidade de fazer um teste para revelar suas reais condições de realizar o trabalho.

4 – Que outras atitudes podem ser adotadas para facilitar a contratação de pessoas com deficiência?

O modelo atual de organização do trabalho impôs um perfil de trabalhador polivalente que desempenha inúmeras funções.

Dependendo das limitações impostas pela deficiência, muitas vezes a pessoa não consegue desenvolver o conjunto das funções inseridas num mesmo cargo.

Entretanto, pode realizar grande parte delas. A empresa, sempre que possível, deve verificar a possibilidade de desmembrar as funções de forma a adequar o cargo às peculiaridades dos candidatos.

5 – O que a empresa deve observar quando realizar entrevistas e testes com candidatos com deficiência?

Os instrumentos utilizados devem estar em formato acessível para as diferentes deficiências, como, por exemplo, a presença de intérprete de sinais, quando o candidato for surdo, teste em Braile para os cegos, etc.

O ideal, quando forem ofertadas as vagas, é incentivar que os candidatos informem antecipadamente as suas necessidades para participar do processo seletivo.

6 – Para selecionar candidatos, a empresa pode usar critérios como idade, sexo, cor, boa aparência, não estar inscrito no serviço de proteção ao crédito, etc.?

Na seleção de empregados, com deficiência ou não, não podem ser usados critérios pessoais.

Somente os necessários ao exercício da atividade podem ser exigidos. Se os requisitos não forem estritamente técnicos, a empresa incorre em infração trabalhista e até penal por discriminação.

7 –  Onde podem ser encontrados candidatos a emprego com deficiência?

  • Os postos do Sistema Nacional de Empregos (SINE) mantêm cadastro de candidatos com deficiência para inserção no mercado de trabalho;

  • Os reabilitados podem ser encontrados nos Centros e Unidades Técnicas de Reabilitação Profissional do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS);

  • As escolas e entidades representativas das pessoas com deficiência também dispõem de cadastros de seus associados;

  • No Sistema de Informações da Coordenadoria Nacional para Integração da Pessoa Portadora de Deficiência (SICORDE), há uma relação de instituições que atuam na área de atenção à pessoa portadora de deficiência.

8 – Como se considera a prática da empresa de concentrar-se num tipo único de deficiência?

Essa atitude pode ser entendida como uma prática discriminatória. A finalidade da legislação é garantir o acesso ao trabalho a todas as categorias de deficiência.

9 – A empresa pode buscar apenas pessoas com deficiências leves para contratar?

Também pode ser considerado um ato discriminatório. O que deve ser buscado pela empresa é a pessoa e não a deficiência. As pessoas com deficiências têm o direito de ser respeitadas, sejam quais forem a natureza e a severidade de sua deficiência .

10 –  É adequado associar algumas tarefas a certos tipos de deficiência?

É comum a associação dos deficientes auditivos com o trabalho em almoxarifados, a dos visuais com a telefonia e os físicos com o teleatendimento. Tal correlação é restritiva, pois não permite vislumbrar as diversas potencialidades que as pessoas com deficiência podem desenvolver no trabalho, desde que os postos estejam devidamente adaptados.

Há, por exemplo, portadores de deficiência visual trabalhando como controladores de qualidade no setor de pinturas da indústria automobilística, pessoa com deficiência auditiva atendendo no balcão de padaria, cadeirante supervisionando a saída de clientes em uma livraria e pessoa com deficiência mental pesando hortaliças, legumes e frutas em supermercado. Os exemplos são diversos.

Assim, antes de dizer que uma pessoa portadora de deficiência não tem condições, é preciso dar a ela oportunidade de revelar suas reais potencialidades para desempenhar as funções. Por outro lado, não se pode esquecer que o desenvolvimento tecnológico vem propiciando, cada dia mais, que as pessoas com deficiências realizem atividades antes inimagináveis para elas.

11 –  É correto pensar que todas as pessoas com deficiência desenvolveram habilidades para compensar suas limitações?

Esse é um estereótipo que dificulta a visão da pessoa portadora de deficiência como ser humano. Cada uma delas tem a sua individualidade e não pode ser tratada de forma genérica.

Assim, se algumas têm um determinado sentido mais desenvolvido para compensar uma limitação esta não é uma regra geral. Não podendo, portanto, ser esse um requisito para a sua inserção no trabalho.

12 – Quem pode assessorar e apoiar as empresas nos processos de inclusão de pessoas com deficiência?

A maior dificuldade das empresas reside no seu desconhecimento a respeito da questão da deficiência, reconhecendo suas possibilidades e limitações.

Essa situação gera medo, insegurança e preconceito e pode inviabilizar o processo de inclusão. Para superar essa limitação, a empresa buscará apoio junto às entidades e escolas de pessoas com deficiência que detêm acúmulo de conhecimento a respeito da matéria e podem se constituir em importantes parceiras desse processo.

Conclusão

Bom, deu para perceber que você tem bastante coisa para fazer né?

Mas seguindo esses passos não tem segredo, você vai conseguir.

O que você achou? Está faltando algo? Sugira nos comentários =)

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